La Clef des iles Conciergerie

Problématique

Chaque mois, une personne de la petite équipe passe un temps fou, à lister les réservations sur la période pour chaque biens, calculer les tarifs à appliquer en fonction des contrats, des différences de commission entre les plateformes de location, créer, vérifier et envoyer les factures manuellement à chacun de leurs client·es. C’est beaucoup de temps “perdu” sur des tâches assez pénibles finalement. Tout cela après les heures de travail sur les actions quotidiennes “classiques” de la conciergerie.

Solution

Automatiser ce qu’on peut pour réduire le temps passé sur la génération des factures.

On a du faire un gros travail en amont pour standardiser au maximum les différents cas spécifiques. Isoler les variables et vérifier que les calculs sont bons dans tous les cas possible. Ensuite il a fallu trouver un service de facturation qui permet un accès API, (pas simple du tout !).

J’ai développé un back-office avec Nuxt.js permettant de configurer les paramètres généraux, lister les clients et leurs propriétés et déclencher l’envoie de factures.

C’est ensuite une API sur un serveur Node qui s’occupe d’interroger l’API de leur service de gestion de location à l’époque, pour :

• récupérer les réservations effectuées sur la période cible,
• calculer les montants à facturer par rapport aux différents cas
• et ensuite créer une nouvelle facture dans le système de facturation.
• celle-ci sera ensuite envoyée automatiquement au client.

Conclusion

Après une période de tests et une presque adoption, le service de facturation (Quickbooks) à décidé de cesser ses activités sur le territoire Français…

Ce fut plutôt compliqué de trouver un service équivalent autant en terme de fonctionnalités que de tarif et entre temps le client à été approché, et séduit, par une solution spécialisée et clé en main qui est conçue pour leur secteur d’activité.